电子文件管理（学科发展）大事记

1.20世纪80年代中期至90年代,来源原则的“重新发现”。1985年档案学者理查特.莱特和戴维•比尔曼发表的《来源原则的力量》是起点。

2.20世纪90年代,澳大利亚档案学者弗克兰.厄普沃德提出了文件连续体理论。

3.1995年,澳大利亚维多利亚档案馆(PublicRecordOfficeVictoria,PROV)启动了“电子管理战略”(VictorianElectronicRecordsStrategy,VERS)项目,开始了地方电子文件管理方案的探索。VERS是一个关于维多利亚州公共机构电子文件管理标准、指导、培训、咨询以及项目实施的整体框架,其核心目标是确保该州公共机构形成和管理的电子文件的可靠性和真实性,从而提高政府公开度和责任感,有效保存数字遗产。如今VERS项目已历时十多年,其发展之中路为我国各地电子文件管理中心的建设乃至地方电子文件管理发展策略的制定提供了很多有益的借鉴和参考。

4.1996年欧盟执行委员会第一届欧洲文件生命周期管理论坛(DLM论坛)上制定电子文件管理功能需求。2001年英国康维尔管理咨询集团负责的欧盟《电子文件管理通用需求》(MoReq)正式问世,在此后的几年间,MoReq成为欧盟文件管理的重要指导性文件,但随着信息化水平的提高及信息技术的普及,文件信息化工作的复杂性逐步体现出来,许多新问题、新情况也应运而生。为了应对这些挑战,2008年2月出台了MoReq第二版。与第一版相比,MoReq2的内容更加全面与系统。MoReq提供了一个全面详尽的电子文件管理通用需求标准,在国际上具有深远的影响力。

5.美国国防部于1997年颁布第一版电子文件管理软件应用系统设计标准》(DoD5015.2-std),2002年6月进行修订,2007年4月根据美国国防部《5015.2国防部导则-国防部文件管理计划》再次发布新版,该标准规定了国防部各部门在实施其文件管理计划、使用电子文件应用软件时必须满足应用系统的接口与检索要求,还基于美国国家档案与文件管理署的管理要求规定了国防部文件管理所必须满足的最低功能需求。自1997年首次公布后,几乎成为北美地区政府机构文档管理软件功能需求的事实标准。

6.1999年加拿大英属哥伦比亚大学(UBC)启动电子文件真实性永久保障国际合作项目(InterPARES)。InterPARES项目到现在已进展到第三期。InterPARES1(1999-2001)项目以电子文件真实性保障为焦点,试图建立电子文件真实性利用和保存的方法。这一阶段产生了很多成果,包括电子文件真实性的概念需求、文件筛选和保存的的方法,其所有的成果在《电子文件真实性长久保存:InterPARES项目研究成果》(TheLong-termPreservationofAuthenticElectronicRecords:FindingsoftheInterPARESProject.)中有体现。InterPARES1项目的前身是UBC项目“电子文件完整性保存”的研究成果。这个项目是1994年至1997年期间由英国哥伦比亚大学的研究人员和美国国防部合作,旨在为形成可靠的电子文件并在其现行和半现行阶段保持其真实性提供保障。它的一个成果是DoD5015.2标准。InterPARES2(2002-2007)是在加拿大社会科学和人文科学研究委员会的主要合作研究措施(MCRI)计划、国家历史出版和文件委员会和美国国家科学基金等几个出资者赞助下进行的,在使用电子文件频繁的艺术、教育和政府三个活动领域中研究电子文件的概念、原则和方法,确保电子文件的真实性、完整性和准确性,其所有成果体现在《电子文件真实性永久保障国际合作2:经验、交互和动态的文件》(InternationalResearchonPermanentAuthenticRecordsinElectronicSystems2:Experiential,InteractiveandDynamicRecords)。InterPARES3(2007-2012)主要从理论上发展档案管理,从中小型档案机构的数字系统实施文件真实性将前两期的研究成果付诸于实践并进一步检验和完善前期研究成果,帮助各级各类机构建立基于电子文件真实性保障的电子文件管理系统和相关制度、指南、人员培训模式等。目前,来自加拿大、美国、英国、荷兰、巴西、墨西哥、中国、韩国、马来西亚等15个国家的研究团队加入合作研究。

7.2000年,美国国家档案与文件管理署(NARA)开始建设数字档案馆(ERA),希望能够设计一个接收、保管和提供利用的系统,它不只是软件系统,还包括政策、工作流程、标准和必需的技术等。数字档案馆立足于解决任何类型的电子文件(而不仅局限于结构数据)对特定硬件和软件的依赖问题,其职责是不管多长时间,只要社会需要就能够提供可读和有效的电子文件。

8.2001年9月15日国际化标准组织信息文献与技术委员会(ISO/TC46)下设的档案、文件管理分委会(SC11)正式发布ISO15489《信息与文献文件管理》标准,该标准由两部分组成--通用规则和技术报告。通用规则是对文件最优化管理的原则和要求的描述,可以为所有国家所接受;技术报告则是文件管理原则的应用指南,它列出了符合该标准的可供选择的最优化文件管理程序和管理方法,各个国家和机构可以根据实际情况有针对地选用。国际上现已有17个国家将该标准采标为国家标准,已有12种语言的版本。同时,由于世界各国在采纳该标准上的步伐不断加快,该标准在全球应用区域日渐扩大,所以该标准又成为继国际标准ISO9000之后销售排名前十位的国际标准。

9.2004年2月英国国家档案馆开启了无缝流程管理项目。英国国家档案馆接受了IT部门建议,采取以流程导向为主、从文件形成到传输给最终用户进行全程控制,实现信息在所有参与者之间的无缝流动。项目旨在确保电子文件在政府部门形成、国家档案馆保存、通过互联网传送给公众过程中实现安全、无缝地管理,将现有的流程连接在一起,并实现自动化。

10.在档案界对电子文件管理方案的探求过程中,元数据一直备受关注。国际化意识的提高和国家层面元数据标准长时间的空缺两方面的因素致使越来越多的业内人士从国际标准、国外标准中寻求支持,2006年1月出台的ISO23081-1《信息与文献—文件管理流程——件元数据—原则》和2007年7月出台的ISO/TS23081-2《信息与文献—文件管理流程—文件元数据—概念及实施》标准。

11.1996年9月在北京召开的第十三届国际档案大会。在这次国际会议上,美国戴维•比尔曼的《虚拟档案》、加拿大特里•库克的《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》以及法国诺加雷的《信息技术对档案和档案工作的影响》等大会报告对一直专注于研究纸质文档管理的我国学者和实践工作者产生了很大的影响。在此背景下,为了开展更有效的研究,尽快提出我国电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理办法,国家档案局于1996年9月18日成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,投入资金和人力对电子文件归档及归档后电子档案的管理进行了研究。下设办公室并挂靠在国家档案局档案科学技术研究所,负责组织具有研究能力并熟悉电子文件和档案管理的人员,开展电子文件归档及电子档案管理办法的研究。从此拉开了国内电子文件理论研究与实践探索的序幕。1999年国家档案局编著出版了《电子文件归档与电子档案管理概论》一书,将电子文件管理研究推向高潮,此后我国的电子文件管理研究在很长一段时间内以该书提出的概念与理论框架为研究的逻辑起点和理论基础。

12.2001年,国务院办公厅制定了全国政府系统政务信息化建设的五年计划,确立了我国大体用3~5年时间建设以“三网一库”为基本架构的政务信息化框架。各级档案部门积极参与电子政务建设,电子政务背景下的电子文件管理研究成为一个新视点。

13.2001年,第一篇有关电子政务与电子文件管理的论文《电子政务与电子文件保护》刊载在《档案管理》2001年第5期。

2003年,国家档案局以第六号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》将电子公文的研究推向一个新的高潮。

14.2001年11月17、18日,首届中国档案学博士论坛在中国人民大学逸夫国际会议中心拉开帷幕,此次论坛由中国人民大学档案学院倡议主办。论坛的突出特点是:高起点、高水平、高成效、学术性、前沿性、国际性。此次论坛国由于全球档案界多位“重量级”知名学者的参与而成为中国档案界及档案学院发展史上最高层次的国际学术研究会。此次盛会荟萃了中国档案学研究领域的博士、博士生及博士生导师60余名,邀请了数名国际档案学学者与博士生。在“电子文件研究”专题讨论会上,外国专家、学者侧重于电子文管理研究项目出发,主要论述如何确保电子文件真实性、可读性问题。我国学者侧重于探讨电子文件管理若干理论问题。

15.2002年12月8日,国家档案局在深圳召开了“档案信息化建设现场演示会”,深圳市档案局馆向与会代表成功地演示了深圳数字档案馆应用系统的各项主要功能,这标志着“深圳数字档案馆系统工程建设”项目已经取得了阶段性成果:该项目课题组历经两年的努力,对数字档案馆的基本理论、框架结构、基础设施、应用技术和实现模式的研究、开发,都取得了长足的进展和可喜的成就。

16.2003年8月20日,青岛市数字档案馆--我国首家投入运行的数字档案馆正式向社会开通,它标志着我国档案信息化建设走向一个新的阶段。青岛市数字档案馆建设项目是国家档案局确定的试点项目,青岛市"十五"信息化建设的重要内容之一。该项目始建于2001年,以"建设一个全新概念的档案馆,建设一个与全国、与世界连接的档案馆,建设一个与"E"时代相称的富有、高效、开放的档案馆"为宗旨,青岛市档案局在短短两年时间,总投资414万元,搭建起包括网络传输平台、信息采集平台、存储管理平台、操作应用平台等多种软硬件设备体系,形成了包括550多万条目录信息的档案目录数据库、70多万页的档案全文数据库、1.6万余张的照片档案数据库和2000多张光盘、5万多分钟的多媒体档案数据库。开发完成了包括数字档案信息采集、存储管理、传输利用3大部分计14个子系统的档案信息数字化管理平台。

17.2004年8月28日,我国通过和公布了《中华人民共和国电子签名法》,并于2005年4月1日起施行。

18.2004年12月28日,江苏省常州市电子文件中心正式运行,首开国内电子文件中心之先河。

19.2005年10月19日,安徽省电子文件中心建设启动仪式在安徽省档案局举行,正式启动省级电子文件中心建设,这在全国尚属首家。它的启动,标志着我省政务信息资源共享体系建设进入了一个新阶段,对“数字安徽”建设和档案事业发展都具有重大而深远的意义;也标志着全国首个省级的电子文件中心成立,开启了各省探索电子文件的时代。在安徽省电子文件中心的带动下,江西、江苏等省开始探索研究电子文件。安徽省电子文件中心总投资300万元,按照电子文件中心建设总体进程安排,项目分三期建设。电子文件中心自2005年开始建设,第一、二期项目已分别于2006年12月、2007年4月完工。2008年完成。安徽省电子文件中心建设面向应用,重点在于有效利用各方面资源。通过制定统一的电子文件交换格式和存档格式,利用安徽省电子政务网络平台,对省直单位公务活动中产生的,对国家和社会具有保存价值和利用价值的各类电子文件,实行集中归档、统一管理,做到数据规范、安全保密、资源共享,辅助党政机关办公、决策,向社会提供电子政务信息的“一站式”服务,确保电子文件能够像纸质文件一样长远保存。

20.2007年4月,安徽省电子文件中心成立了由国家档案局,中国人民大学,解放军南京政治学院上海分院,北大方正技术研究院等有关领导(专家),安徽省委办公厅机要局、省科技厅、省质量技术监督局分管领导等组成的顾问组。同时,突破地区选人、突破行业选人,吸收安徽大学、管理学院档案系、省经济信息中心、合肥工业大学档案馆、安徽农业大学图书馆等多方面业务骨干,成立了专家组。商请中国人民大学信息资源管理学院,签约北大方正技术研究院,全程参加项目建设,开放合作,形成合力。

21.2007年4月20日,在合肥召开第一次电子文件中心项目建设顾问组会议,就项目建设进行了顶层设计。2007年6月,安徽省档案局“电子文件长期有效性保证的研究”课题被列为国家档案局科研项目。该课题创造性地融合、采用国际最先进的电子文件管理理论和方法,制订电子文件元数据标准,建立电子文件元数据模型,对文档元数数据及其内容、签名块等进行封装,规范电子文件数据长期保存格式。

22.2007年8月13-15日,在安徽省宁国市召开了专家组会议,对电子文件管理策略、电子文件元数据和长期保存格式等进行了技术层面的论证和设计。

23.2009年12月由安徽省电子文件中心牵头起草的三个标准《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)、《版式电子文件长期积存格式需求》(DA/T47-2009)、基于XML的电子文件封装规范(DA/T48-2009)上升为国家标准,这填补了我国在电子文件元数据标准方面的空白,成为我国在电子文件管理标准的又一里程碑。

24.2007年4月26-27日,国家档案局在常州和合肥召开全国电子文件中心建设经验交流会,将电子文件中心的建设和研究推向高潮。

25.电子文件国家战略:2006年5月,冯惠玲等在《档案学通讯》上发表《电子文件管理国家战略刍议》,指出制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。电子文件管理国家战略的研究提上议事日程。2009年6月20日,电子文件管理国家战略国际学术研讨会在中国人民大学逸夫会议中心举行。本次研讨会上,外国的专家学者给与会人员带来先进的管理经验和工作进展,其中很多国际或国家标准值得我们学习、借鉴和吸收。本次研讨会为我国档案工作人员提供了国际交流与合作的平台,促进了中外电子文件管理领域的沟通和资源共享,也为今后的长远发展提出了一系列新的课题。

26.2010年4月16-17日,电子文件管理国际前沿成果研讨会在中国人民大学逸夫会议中心以一段独具匠心的电子文件全球前沿回顾视频拉开帷幕。本次会议由国家档案局主办,中国人民大学信息资源管理学院承办。会议特别邀请了来自加拿大、澳大利亚的国际知名电子文件管理专家、重大国际影响的项目主持人、有突出成就的研究人员等,与国内同行一道就电子文件管理国际前沿特别是最新成果展开广泛、深入的交流,共同探讨电子文件管理领域理论与实践的最新发展及其热点、难点问题。

27.2010年6月30日—7月4日,国际档案理事会电子文件功能需求标准翻译工作会议在安徽召开。国家档案局局级巡视员、技术部主任王良城,国家档案局外事办公室副主任杜梅,安徽省档案局副局长黄玉明,中国人民大学信息资源管理学院教授王健、安小米、副教授钱毅等出席会议,宣城市、宁国市档案局相关人员参加了会议。会议主要对《电子办公环境中的文件管理原则与功能要求》(ICA-Req)中文译稿进行进一步的审定,对《电子办公环境中的文件管理原则与功能要求》术语进行了讨论,同时召开了ICA-Req中国项目组工作会议,并研究ICA-Req在我国的试点工作。《电子办公环境中的文件管理原则与功能要求》是由国际档案理事会发起,系电子文件和自动化领域的研究项目,旨在为电子办公环境中文件和档案的管理软件制定全球统一的管理指南和功能需求。此次会议对《电子办公环境中的文件管理原则与功能要求》(ICA-Req)中文译稿的审定为该功能需求中文版的正式定稿打下了基础,为ICA试点工作的推进提供指导,对推动ICA在我国的试点有着重大意义。